E-Mail-Archivierung für Unternehmen

Das Problem: Wichtige Geschäftsunterlagen liegen in Postfächern.

Eine Bestellung kommt per E-Mail, ein Preis wird kurz bestätigt und die Rechnung anschließend als Anhang versendet. Was im Alltag selbstverständlich ist, wird schnell zum Problem, wenn die dazugehörigen Nachrichten später nicht mehr auffindbar sind.

Viele Unternehmen verlassen sich darauf, dass ihre E-Mails im Postfach, in einem Outlook-Ordner oder auf dem Computer erhalten bleiben. Damit ist jedoch noch nicht geklärt, ob alle relevanten Nachrichten erfasst werden, wie lange sie verfügbar bleiben und wer sie verändern oder löschen kann.

Welche E-Mails müssen Unternehmen aufbewahren?

Entscheidend sind Inhalt und Funktion einer Nachricht. E-Mails können aufbewahrungspflichtige Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege sein. Dazu können beispielsweise Auftragsbestätigungen, Rechnungen und steuerlich relevante Vereinbarungen gehören.

Es besteht deshalb keine allgemeine Pflicht, jede beliebige E-Mail aufzubewahren. Unternehmen müssen vielmehr erkennen und organisatorisch sicherstellen, welche ihrer elektronischen Unterlagen unter eine Aufbewahrungspflicht fallen.

Die wesentlichen gesetzlichen Grundlagen

• § 257 Handelsgesetzbuch – HGB: regelt für Kaufleute die Aufbewahrung bestimmter Geschäftsunterlagen, darunter empfangene und abgesandte Handelsbriefe.
• § 147 Abgabenordnung – AO: enthält steuerrechtliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Unterlagen.
• § 14b Umsatzsteuergesetz – UStG: regelt insbesondere die Aufbewahrung von Rechnungen.
• GoBD: konkretisieren die Anforderungen der Finanzverwaltung an steuerlich relevante elektronische Aufzeichnungen und deren Aufbewahrung.

Auch kleine Betriebe und Freiberufler können Aufbewahrungspflichten haben. Maßgeblich sind die jeweils einschlägigen Vorschriften und Unterlagen – nicht allein die Unternehmensgröße.

Was ein nachvollziehbarer Archivierungsprozess leisten muss

Für steuerlich relevante elektronische Unterlagen sind insbesondere Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit und der Schutz vor unbemerkten Änderungen wichtig. Elektronische Unterlagen sind grundsätzlich elektronisch aufzubewahren; ein Ausdruck allein genügt dafür nicht.

Dazu gehören auch dokumentierte Abläufe und Kontrollen. Die Verantwortung des Unternehmens entfällt durch die Beauftragung eines Dienstleisters nicht.

Bei der Planung von Archivhafen besprechen wir deshalb nicht nur die Installation einer Software. Wir betrachten auch die E-Mail-Wege, die vorgesehenen Zugriffsrechte und die praktische Nutzung in Ihrem Unternehmen.

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Für E-Mails gibt es keine einheitliche Aufbewahrungsfrist. Der Inhalt und die rechtliche Einordnung der Unterlage bestimmen die maßgebliche Frist.

Die Frist beginnt regelmäßig mit Ablauf des maßgeblichen Kalenderjahres. Bei einer 2026 ausgestellten Rechnung mit achtjähriger Aufbewahrungsfrist reicht die reguläre Aufbewahrung beispielsweise bis zum 31. Dezember 2034.

Besondere Vorschriften oder weiterhin relevante Vorgänge können einer Löschung nach Ablauf der Regelfrist entgegenstehen. Deshalb werden die technischen Aufbewahrungsregeln auf die für Ihr Unternehmen festgelegten Anforderungen abgestimmt.

Warum ein Backup das Archiv nicht ersetzt

Datensicherung und Archivierung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Für einen zuverlässigen Umgang mit Ihren Geschäftsunterlagen werden beide benötigt.

Auch das Archiv benötigt eine Datensicherung. Im Rahmen von Archivhafen vereinbaren wir deshalb, wie das Archiv gesichert wird und welche Wiederherstellungsleistungen zum beauftragten Umfang gehören.

Archivhafen: Ihr betreuter Archivierungsservice

Mit Archivhafen erhalten Sie einen persönlichen Ansprechpartner für die technische Umsetzung Ihrer E-Mail-Archivierung. Engmann IT übernimmt die vereinbarte Einrichtung, Anbindung und laufende Betreuung.

Die technische Grundlage ist die E-Mail-Archivierungssoftware Piler. Piler wird von einem eigenständigen Softwareprojekt entwickelt. Engmann IT hat diese Software nicht programmiert. Unsere Leistung ist der darauf aufbauende Service: Wir planen die passende Umsetzung, konfigurieren die Lösung und betreuen den vereinbarten Betrieb.

Die richtige Anbindung entscheidet über die Vollständigkeit.

Ein Archiv kann nur Nachrichten bewahren, die es tatsächlich erhält. Deshalb prüfen wir vor der Einrichtung, welche Postfächer, Anbieter und Anwendungen in Ihrem Unternehmen E-Mails empfangen oder versenden.

Wo Ihre Umgebung es ermöglicht, setzen wir auf eine serverseitige Erfassung, beispielsweise über Journaling oder eine geeignete SMTP-Anbindung. Ziel ist die Übernahme relevanter Nachrichten möglichst bereits beim Ein- und Ausgang, bevor sie im Benutzerpostfach verändert oder gelöscht werden können.

Eine regelmäßige Abholung per IMAP erfasst grundsätzlich nur den jeweils vorhandenen Bestand. Zuvor gelöschte Nachrichten können fehlen. Ob diese Form der Anbindung für einen bestimmten Zweck ausreicht oder zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind, muss deshalb geprüft werden.

Vor der Inbetriebnahme prüfen wir die vereinbarten Empfangs- und Versandwege mit Beispielnachrichten. Technische Einschränkungen und gegebenenfalls erforderliche Zusatzlizenzen werden vor der Umsetzung besprochen.

Aufbewahrung und Datenschutz gehören zusammen.

E-Mails enthalten personenbezogene Daten. Für ihre Verarbeitung sind insbesondere ein zulässiger Zweck, angemessene Schutzmaßnahmen und eine Begrenzung der Speicherung erforderlich. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten müssen dabei berücksichtigt werden.

Vor der Einführung klären wir mit Ihnen, welche Postfächer einbezogen werden, ob private Nutzung erlaubt ist, wer Zugriff erhält und welche Aufbewahrungs- und Löschregeln vorgesehen sind.

Soweit Engmann IT personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, wird die Zusammenarbeit durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geregelt. Dazu gehören die erforderlichen Angaben zu Verarbeitungsorten, gegebenenfalls eingesetzten Unterauftragnehmern sowie technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Besonders schutzbedürftige Daten und berufliche Verschwiegenheitspflichten können zusätzliche Anforderungen begründen. Diese werden vor einer Beauftragung gesondert betrachtet.

So führen wir Archivhafen bei Ihnen ein

1. Ihre Ausgangssituation erfassen: Wir besprechen E-Mail-Anbieter, Postfächer, vorhandene Altbestände und die wichtigsten Arbeitsabläufe.
2. Ein passendes Angebot erstellen: Paket, Einrichtung und gegebenenfalls erforderliche Zusatzarbeiten werden nachvollziehbar beschrieben.
3. Umfang und Regeln festlegen: Wir stimmen Zugriffe, Speichervolumen, Aufbewahrung und organisatorische Voraussetzungen ab.
4. Archiv einrichten und anbinden: Die vereinbarte Lösung wird konfiguriert und mit den vorgesehenen E-Mail-Strömen verbunden.
5. Erfassung prüfen und Nutzung erklären: Sie erhalten eine Einführung in Anmeldung, Suche und den Umgang mit gefundenen Nachrichten.
6. Laufend betreuen: Engmann IT übernimmt den vereinbarten Betrieb. Änderungen an Postfächern, Domains und Versandwegen stimmen wir mit Ihnen ab.

Für Ihre betriebliche Verfahrensdokumentation stellen wir die vereinbarten technischen Informationen bereit. Interne Zuständigkeiten und fachliche Vorgaben ergänzen Sie gegebenenfalls gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung.

E-Rechnungen: Auch der Anhang muss erhalten bleiben.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen und Ausnahmen.

Bei strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD ist der strukturierte Rechnungsteil aufzubewahren. Ein Ausdruck oder eine reine Bildschirmansicht ersetzt diesen nicht.

Geht die Rechnung als E-Mail-Anhang ein, kann ihre Aufbewahrung Teil des abgestimmten Archivierungsprozesses sein. Rechnungen aus Downloadportalen oder anderen Übertragungswegen gelangen dagegen nicht automatisch in ein E-Mail-Archiv.

Archivhafen ergänzt Ihre betrieblichen Abläufe. Eine Buchhaltung, fachliche Rechnungsprüfung oder vollständige Dokumentenverwaltung wird dadurch nicht ersetzt.

Häufige Fragen