Seit vielen Jahren begleite ich Unternehmen bei der Einführung von Dienstplanung und Zeiterfassung – von der ersten Anforderungsaufnahme bis zum laufenden Betrieb. Ziel ist immer dasselbe: rechtssichere, transparente Prozesse, die den Alltag vereinfachen und nicht bremsen.
Was gesetzlich zählt (Deutschland) – kurz und klar
• Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 müssen Arbeitgeber ein System einführen, mit dem die gesamte Arbeitszeit objektiv erfasst werden kann (abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG).
• EU-Rahmen: Der EuGH verlangt ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit.
• Mindestlohn-Dokumentation: In bestimmten Branchen sowie bei Minijobbern sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens 7 Tage nach der Arbeitsleistung zu dokumentieren und mindestens 2 Jahre aufzubewahren.
• Nachweisgesetz: Wesentliche Arbeitsbedingungen (z. B. Arbeitszeitmodelle) sind schriftlich zu dokumentieren und auszuhändigen.
• ArbZG bleibt Maßstab: Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Ausnahmen müssen im Prozessdesign verlässlich abgebildet werden.
Mein Vorgehen in fünf Schritten
Analyse und Risiko-Check
Wir klären, welche Pflichten Ihren Betrieb konkret betreffen (BAG, MiLoG, Betriebsvereinbarungen, Tarif), wo Medienbrüche und Grauzonen entstehen und welche Systeme bereits vorhanden sind.Prozessdesign
Wir definieren Soll-Prozesse: Wer erfasst Zeiten, wer prüft, wer genehmigt? Wie laufen Pausen, Reisezeiten, Bereitschaft, Rufdienst, Überstunden, Zuschläge? Wir legen klare Regeln zu Kappungsgrenzen, Ruhezeiten und Freigaben fest – so einfach wie möglich, so detailliert wie nötig.Systemauswahl oder Tuning
Ob bestehendes System oder Neueinführung: Entscheidend sind Rechtssicherheit, Bedienbarkeit und Schnittstellen. Pflichtfunktionen: lückenlose Erfassung (mobil, Terminal, Desktop), Pausenlogik, Genehmigungs-Workflow, Auswertungen, Export zur Lohnabrechnung, Revisionssicherheit. Optional: Diensttausch, Wunschdienst, Skills-basierte Besetzung, Urlaubsplanung, Self-Service.Einführung mit Betriebsrat und Führungskräften
Ich erstelle die notwendige Doku (Betriebsvereinbarung/Arbeitsanweisung, Datenschutzhinweise, Schulungsunterlagen), führe Schulungen durch und begleite den Pilotbetrieb bis zur stabilen Routine.Betrieb und Compliance-Nachweis
Monatliche Checks, stichprobenartige Prüfungen, Reports für HR/Controlling, Audit-Ordner mit Auswertungen und Änderungsprotokoll. So sind Sie auf Prüfungen vorbereitet (z. B. Finanzkontrolle Schwarzarbeit, Mindestlohn).
Was ich ganz praktisch löse
• Vertrauensarbeitszeit und Erfassung: bleibt möglich – aber mit System im Hintergrund. Ich zeige, wie beides zusammengeht (einfache Erfassungs-UX, keine Mikromanagement-Falle).
• Schichtplanung ohne Excel-Chaos: Soll-Besetzungen, Qualifikationen, Arbeitszeitkonten und Urlaube in einem Plan – inklusive Regeln zu Ruhezeiten.
• Mobil und dezentral: Zeiterfassung per App mit Standort- oder Geofencing-Optionen, Terminal im Werk, Web im Büro – alles in einem System.
• Minijob und Branchenpflichten: Aufzeichnung so, dass MiLoG-Fristen und Aufbewahrung automatisch eingehalten werden.
• Schnittstellen: Übergabe an Lohn/Buchhaltung (z. B. DATEV), Reporting ans Management, revisionsfeste Archivierung.
Erfassungs-UX in einem Satz
Erfassungs-UX bedeutet: Mitarbeitende können ihre Zeiten in Sekunden korrekt stempeln – mit klaren Buttons, sinnvollen Vorschlägen, Sofort-Feedback, Fehlervermeidung und Offline-Puffer.
Ihre Compliance-Checkliste zum Start
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Unternehmen bekannt und schriftlich geregelt?
Erfassen alle Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer – auch mobil, Homeoffice, Außendienst?
Sind Pausen, Bereitschaftszeiten, Rufdienste und Reisezeiten eindeutig definiert und hinterlegt?
Werden MiLoG-Pflichten (7-Tage-Frist, 2 Jahre Aufbewahrung) automatisch erfüllt?
Gibt es ein revisionssicheres Archiv/Audit-Set mit Auswertungen und Änderungsprotokollen?
Liegen Nachweise der wesentlichen Arbeitsbedingungen (Nachweisgesetz) vor?
Sind Datenschutz-Hinweise und Zugriffsrechte dokumentiert (Rollen, Protokolle, Speicherfristen)?
Typische Ergebnisse in Projekten
• 30–60 Prozent weniger Korrekturaufwand in HR durch Self-Service und klare Regeln
• Zuverlässige Einhaltung von Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten
• Prüffähige, nachvollziehbare Zeitkonten und Zuschläge
• Weniger Schichtlücken und Ad-hoc-Umschichtungen
• Transparente Führung: Teams sehen Plan, Konto und Anträge live
Warum die Vorarbeit nicht kostenlos ist – echte Komplexität in Dienstplanung und Zeiterfassung
Dienstplanung und Zeiterfassung sind nie „nur ein Tool“. Es geht um Recht, Organisation, Kultur und Datenflüsse. Wer vorschnell Lösungen „draufschraubt“, erzeugt Folgekosten und Risiken. Deshalb leiste ich keine kostenlose Konzeptarbeit, sondern arbeite strukturiert, prüfbar und haftungssicher.
Typische Stolpersteine, die Zeit und Sorgfalt brauchen
Tarif- und Betriebsvereinbarungen: Sonderregeln zu Ruhezeiten, Anrechnungen, Zulagen, Springerdiensten, Rufdiensten – oft mehrlagig und widersprüchlich.
Mischmodelle: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Werkstudent, Leiharbeit, Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit – jede Gruppe hat andere Regeln und Nachweise.
Branchenpflichten: Dokumentationsfristen, branchenspezifische Zuschläge, Nacht- und Sonntagsarbeit, Bereitschaftsdienste – sauber in Regeln zu gießen ist Arbeit.
Ausnahmen im Alltag: Diensttausch, Doppelrollen, kurzfristige Unterdeckungen, Einsätze an mehreren Standorten – der Plan muss robust bleiben.
Pausenlogik: automatische vs. manuelle Pausen, Durchbuchungen, Kappungen – hier entstehen die meisten Nachberechnungen und Konflikte.
Reise- und Wegezeiten: was ist Arbeitszeit, was Ruhezeit, wie werden sie erfasst und vergütet – die Regeln müssen eindeutig sein.
Datenqualität: historische Salden, Überträge, falsche Stempel, Rundungen – ohne Migrationskonzept wird der Start holprig.
Schnittstellen: Lohnabrechnung, HR, Zutritt, Projekt/Kostenträger – fehlende oder fehlerhafte Übergaben kosten jeden Monat Zeit.
Datenschutz/TOMs: Rollen, Protokolle, Speicherfristen, Einsichtsrechte – ohne Konzept drohen Beanstandungen.
Change-Management: Akzeptanz im Team, Schulung, Begleitung der ersten Wochen – sonst bleibt das System „auf dem Papier“.
Risiken und wie ich sie abfange
• Regelkonflikte: Simulation von Randfällen (Doppelschichten, Rufdienst mit Einsatz, Schichtwechsel an Feiertagen) und dokumentierte Berechnungen.
• Fehlstempel: klare Erfassungs-UX, Erinnerungen, Selbstkorrektur mit Kommentar und Protokoll.
• Monatsabschluss: definierter Cut, Vier-Augen-Prinzip, Ausfallroutine – damit Lohnläufe nicht hängen.
• Systemausfall: Fallback-Erfassung (Kiosk/App/offline), Export- und Notfallliste, Wiederaufnahmeplan.
• Audit-Sicherheit: revisionsfeste Protokolle, Auswertungen, Stichprobenplan, Nachweis-Ordner.
Mitwirkung und Verantwortungen
• Unternehmen: liefert Regeln (Tarif/BV), benennt Ansprechpersonen, entscheidet Grenzfälle, stellt Testdaten bereit.
• Ich: übersetze Regeln in Systemlogik, dokumentiere Entscheidungen, richte Workflows und Schnittstellen ein, schule die Teams, begleite den Go-Live.
• Gemeinsam: Abnahme der Regeln anhand definierter Testfälle; erst dann Produktivstellung.
Vorgehens- und Preismodell (transparent und modular)
• Phase 1 – Mini-Audit (kostenpflichtig, pauschal): Aufnahme, Risiko- und Reifegrad-Check, Handlungsliste A/B/C mit Aufwandsschätzungen.
• Phase 2 – Regelwerk und Pflichtenheft: Workshops, Formulierung der Berechnungslogik (Pausen, Zuschläge, Dienste, Ausnahmen), Testfälle, Abnahme.
• Phase 3 – Umsetzung: Konfiguration, Migration, Schnittstellen, Pilotgruppe, Schulungen, Go-Live.
• Phase 4 – Stabilisierung (90 Tage): Monitoring, Monatsabschluss-Begleitung, gezielte Regeljustierungen.
• Optional – Betriebsphase: laufende Betreuung, Reports, Audit-Support, Anpassungen bei Gesetz/Tarifwechsel.
Regionale Ausrichtung
Ich unterstütze Unternehmen in Dielheim, Wiesloch, Rauenberg, Sinsheim und Umgebung – kurze Wege, schnelle Abstimmung, verlässliche Begleitung.
Nächste Schritte
• Kostenfreies Erstgespräch: kurzer Check Ihrer Ausgangslage.
• Start mit Mini-Audit: Danach kennen Sie Kosten, Risiken und die schnellsten Hebel – und entscheiden fundiert über Umfang und Timing.
Kontakt: Benedikt Engmann, Engmann IT – Dielheim, info@engmann-it.de.