Neue Microsoft Teams-Funktion ab Dezember 2025 – Büroanwesenheit

Ich bin Benedikt von Engmann IT und heute möchte ich über eine neue Funktion sprechen, die im Dezember 2025 von Microsoft Teams ausgerollt wird – mit mehr Bedeutung, als man auf den ersten Blick vermutet. Es geht um die automatische Anwesenheitserfassung im Büro, genauer gesagt: Wenn Mitarbeitende mit dem Firmen-WLAN verbunden sind, erkennt Teams dies und setzt automatisch den Arbeitsort auf „im Büro“. heise online+2Onlineportal von IT Management+2

Ich möchte aus meiner Sicht zeigen, wie diese Funktion technisch funktioniert, welchen Nutzen sie haben kann – aber auch sehr kritisch beleuchten, wo Risiken liegen: beim Datenschutz, beim möglichen Missbrauch durch Arbeitgeber, beim Einfluss auf das Vertrauen in der hybriden Arbeitswelt.

1. Was kommt da auf uns zu?

Ab Dezember 2025 wird Teams laut Angaben von Microsoft in der Lage sein, automatisch zu erkennen, ob ein Mitarbeitender physisch im Büro ist – durch Verbindung mit dem Firmen-WLAN. Tom’s Guide+2heise online+2 Früher konnte man den Arbeitsort manuell festlegen („im Büro“ oder „im Home-Office“). Mit der neuen Funktion entfällt dieser Schritt – das System erkennt anhand von Netzwerkdaten (z. B. SSID, IP-Adresse, MAC-Adresse des Routers) den Standort des Geräts. heise online+1

Microsoft gibt an, dass diese Funktion nicht standardmässig aktiviert wird – der Administrator muss sie freischalten und die Mitarbeitenden müssen zustimmen. heise online+1 Zudem soll sie primär der besseren Koordination dienen, insbesondere in Unternehmen mit mehreren Standorten: Wenn Kolleginnen und Kollegen im Büro sind, sieht man das, kann spontane Meetings vereinbaren etc. igor´sLAB+1

Aus Sicht von Engmann IT bedeutet das konkret: Wenn wir bei einem Kunden oder im Büro sind, könnte künftig über Teams sichtbar sein, ob wir „vor Ort“ sind. Für einen Service-Provider wie uns, der z. B. vor Ort beim Kunden arbeitet, kann das Vorteile haben – z. B. bessere Koordination, weniger Missverständnisse, wo wer gerade ist.

Doch genau hier beginnt die Diskussion: Was passiert, wenn diese Funktion über das hinaus verwendet wird, wozu sie laut Hersteller gedacht ist?

2. Potenziale und Vorteile

Ich möchte zuerst die positiven Aspekte hervorheben – denn natürlich steckt in der Funktion eine Chance.

• Schnellere Koordination: Wenn Teammitglieder sehen können, wer gerade im Büro oder vor Ort beim Kunden ist, kann die Planung effizienter gestaltet werden – z. B. für kurze Ad-hoc-Besprechungen, schnelle Absprachen oder spontanes Arbeiten im Office.

• Hybrid-Arbeitsmodelle besser unterstützen: In Zeiten von Home-Office und Präsenz­pflichten ist Transparenz darüber, wer heute vor Ort ist, hilfreich. Wenn jemand im Büro ist, könnten z. B. physische Whiteboard-Meetings oder Brainstormings kurzfristig stattfinden.

• Effizienz-Gewinn: Man spart den Schritt, den Arbeitsort manuell zu setzen oder abstimmen zu müssen. Auch vermeidet man falsche Status­angaben, die zur Verwirrung führen können.

• In größeren Organisationen mit Campus, mehreren Gebäuden oder internationalen Standorten eignet sich die Funktion besonders: Man sieht sofort, in welchem Gebäude sich Kolleginnen und Kollegen aufhalten – sinnvoll für Präsenzmeetings. igor´sLAB+1

Für Engmann IT im Service-Umfeld heißt das: Ich kann als Teamleiter Service einfacher erkennen, ob mein Techniker heute im Büro ist oder beim Kunden, und entsprechend disponieren. Auch bei Kundeninterviews oder Vor-Ort-Besprechungen kann ich besser planen.

3. Meine Sicht – Worauf wir als Engmann IT aufpassen müssen

Ich möchte im Folgenden wichtige Punkte aufzeigen, die wir intern und bei der Beratung unserer Kunden im Blick haben sollten.

a) Freiwilligkeit und Transparenz

Obwohl Microsoft angibt, dass die Funktion nicht automatisch und ohne Zustimmung aktiviert wird, bleibt entscheidend, wie die Implementierung intern gesteuert wird. Mitarbeitende müssen informiert zustimmen – das ist im Sinne von DSGVO erforderlich. heise online+1 Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, sie würden ohne ihrer aktiven Zustimmung überwacht, kann das Vertrauens­verhältnis massiv leiden.

Transparente Kommunikation ist also Pflicht: Warum wird die Funktion eingeführt? Welchen Zweck erfüllt sie? Wie lange werden Daten gespeichert? Wer hat Zugriff? Welche Rechte haben Mitarbeitende? Ohne klare Antworten droht Misstrauen oder Widerstand.

b) Zweckbindung – Koordination, nicht Kontrolle

Die Funktion macht aus meiner Sicht nur Sinn, wenn sie wirklich dem Zweck hilft, Hybridarbeit und Präsenzkoordination zu erleichtern – nicht als Mittel zur Überwachung. Wenn sie allerdings dazu genutzt wird, permanent „nachzuschauen“, ob jemand im Büro sitzt oder nicht, dann verwandelt sich ein Koordinations­tool schnell in ein Kontroll­instrument. Genau davor warnen Experten. Tom’s Guide+1

Ich denke: In unserem Service-Umfeld sollten wir klar definieren, dass die Funktion nicht verwendet wird, um Mitarbeitende zu sanktionieren, wenn sie z. B. im Home-Office arbeiten. Es darf nicht sein, dass Anwesenheit automatisch gleich Wohlverhalten bedeutet und Abwesenheit gleich Misstrauen weckt.

c) Datenschutzrechtliche Risiken

Es gibt mehrere Datenschutz- und arbeitsrechtliche Aspekte, die wir als IT-Dienstleister unseren Kunden vermitteln sollten:

• Datensparsamkeit: Werden wirklich nur die Informationen erfasst, die erforderlich sind? Der aktuelle Stand laut Presse: Es wird lediglich erkannt, ob sich das Gerät im Büro-WLAN befindet, nicht eine dauerhafte Geolocation außerhalb. heise online+1 Aber: Sobald Daten gespeichert werden, deren Zugriff, Löschung, Zweck nicht klar geregelt sind, entsteht Risiko.

• Speicher- und Zugriffs­dauer: Wie lange werden die Statusdaten gespeichert? Wer hat Zugriff? Werden sie mit weiteren Daten kombiniert (z. B. Aktivitäts­logs)?

• Mitbestimmung durch Betriebsrat: In Deutschland gilt bei solchen Eingriffen in die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden oft Mitbestimmungspflicht (z. B. über Betriebsverfassungsgesetz). Fehlt ein Betriebsrat, muss zumindest eine transparente Regelung vorhanden sein. heise online+1

• Einwilligung: Die Mitarbeitenden müssen freiwillig zustimmen, und zwar informiert. Wenn sie ­gefühlt gezwungen sind („Sonst darf ich nicht mehr Home-Office machen“) gilt die Einwilligung nicht mehr als freiwillig – und wird datenschutzrechtlich problematisch. heise online

• Verhältnis­mässigkeit: Der Eingriff in die Persönlichkeitsrechte darf nicht höher sein als der Zweck. Automatisierte Standorterfassung kann – je nach Nutzung – ein hoher Eingriff sein. Experten warnen: Eine permanente automatische Erkennung aller Mitarbeitenden kann unzulässig sein. heise online+1

d) Kultur- und Vertrauens­aspekt

Ich halte diesen Punkt für extrem wichtig: Wenn eine Funktion dazu führt, dass Mitarbeitende sich überwacht fühlen, dann wirkt sie kontraproduktiv. Hybridarbeit lebt vom Vertrauen, von Selbstorganisation und Eigenverantwortung – nicht von ständiger Sichtbarkeit.

Wenn ich als Leiter den Status „im Büro“ oder „nicht im Büro“ sehe, darf ich nicht daraus schließen, dass jemand weniger produktiv ist, nur weil er nicht physisch vor Ort ist. Es geht darum, wo gearbeitet wird – nicht ob gearbeitet wird. Eine Kultur, in der Präsenz als Proxy für Leistung gilt, ist meiner Ansicht nach überholt.

Ich empfehle: In unserer Beratung der Kunden sollte klar hervorgehen, dass die Funktion nur unerheblich unterstützendist – nicht das zentrale Controlling-Werkzeug. Es sollten Rahmenbedingungen definiert werden: Wann darf die Funktion eingesetzt werden? Wer sieht die Daten? Für welchen Zweck? Welche Rechte haben Mitarbeitende?

4. Szenarien: Chancen vs. Risiken

Ich will einige typische Anwendungsszenarien durchspielen – aus unserer Perspektive als IT-Dienstleister und als Teamleiter Service.

Szenario 1: Positive Nutzung

Ein mittelständisches Unternehmen mit zwei Standorten (Berlin und München) nutzt Teams mit der automatischen Standort­erkennung. Ein Servicetechniker meldet sich morgens im Büro Berlin über WLAN an – Teams zeigt an: „Im Büro Berlin“. Der Teamleiter sieht, dass er vor Ort ist, und organisiert kurzfristig ein Meeting mit zwei Kolleginnen, die ebenfalls da sind. Der Techniker fährt danach direkt zu einem Kunden in der Region. In der Teams-App wird sein Status entsprechend angepasst (z. B. wechsel auf „unterwegs“ oder „beim Kunden“ durch manuelles Setzen). Die Daten werden nur für diesen Tag gespeichert, nicht längerfristig protokolliert. Mitarbeitende wurden vorab informiert und haben ausdrücklich Zustimmung gegeben. Ergebnis: Effizientere Planung, keine negativen Nebenwirkungen.

Szenario 2: Problematische Nutzung

Dasselbe Unternehmen aktiviert die Funktion, aber verwendet sie ohne klare Zweckbindung: Der Teamleiter sieht stündlich, wer gerade im Büro ist, wer nicht, und es entsteht implizit Druck: „Wenn du nicht im Büro bist, siehst du automatisch Fehlzeit“. Mitarbeitende fühlen sich überwacht, das Vertrauen sinkt, das Home-Office wird seltener genutzt. Zudem werden die Standortdaten längerfristig gespeichert und mit Leistungskennzahlen (KPIs) verknüpft. Datenschutz- und Arbeitsrechtsexperten würden hier warnen: Die Funktion wird zum Überwachungsinstrument, potenziell unzulässig. heise online+1

Szenario 3: Hybrid-Arbeitsmodell mit Flexibilität

Ein modernes Unternehmen gibt Mitarbeitenden Wahlfreiheit: Wer heute im Büro arbeitet, darf. Wer lieber zu Hause bleibt, auch. Die Standort­erkennung ist verfügbar, wird aber nur angezeigt – nicht zur Beurteilung verwendet. Es gibt klare Regeln: die Daten werden nicht zur Leistungsmessung verwendet, keine Sanktion bei Home-Office. Ergebnis: Mitarbeitende wissen, dass ihre Präsenz im Büro gesehen werden kann, aber sie haben die Wahl, und fühlen sich nicht kontrolliert. Die Funktion ist spürbar aber nicht spürbar belastend.

5. Meine Empfehlungen für Engmann IT und unsere Kunden

Auf Basis meiner Analyse würde ich folgenden Leitfaden vorschlagen – sowohl für uns intern als auch für unsere Kunden.

1. Vorab-Analyse & Zieldefinition
   – Wozu wollen wir bzw. der Kunde die Funktion einsetzen? (z. B. bessere Präsenz­koordination, nicht Kontrolle)
   – Welche Teams/Gruppen sollen die Funktion nutzen? Nicht zwangsläufig alle Mitarbeitenden.
   – Welche Betriebsvereinbarungen oder Mitbestimmungs­pflichten bestehen?

2. Datenschutz- und Mitbestimmungs-Check
   – Klare Dokumentation: Zweck, Umfang, Datenarten, Speicherfristen, Zugriff.
   – Einwilligung: Schriftlich oder digital, mit klarer freiwilliger Zustimmung.
   – Wenn Betriebsrat vorhanden: frühzeitige Einbindung und Vereinbarung.
   – Regelung: Wer sieht welche Daten? Nur Teamleiter? Nur Aggregatdaten?
   – Minimalisierung: Möglichst kurze Speicherung, keine Kombination mit Leistungsdaten ohne Zweck.

3. Transparente Kommunikation
   – Mitarbeitende umfassend informieren: Warum machen wir das? Wie funktioniert es? Was wird gespeichert? Welche Rechte habe ich?
   – Offene FAQ: z. B. „Kann gesehen werden, wenn ich zu Hause arbeite?“, „Wird mein Standort verfolgt?“, „Kann ich die Funktion deaktivieren?“
   – Schulung oder Info-Session: Technik verstehen, Ängste abbauen.

4. Technische Umsetzung
   – Funktion in Teams nur aktivieren, wenn Unternehmens-IT es kontrolliert und überwacht.
   – Mitarbeitergeräte: ggf. Einstelloptionen, im Sinne der Freiwilligkeit.
   – Sichtbarkeit: eventuell Option, dass Mitarbeitende ihren Status manuell ändern können oder deaktivieren können.
   – Speicher- und Zugriffskontrollen konfigurieren: z. B. Protokollierung nur auf Tagesbasis, automatisches Löschen nach X Tagen.

5. Monitoring und Kultur-Check
   – Nach Einführung: Rückfragen bei Mitarbeitenden wie sie sich fühlen, ob sich Ängste oder Druck entwickelt haben.
   – Führungskräfte schulen: Nicht Anwesenheit = nicht Leistung. Leistungskultur auf Ziel- und Ergebnis­orientierung.
   – Regelmäßige Evaluation: Wird die Funktion wirklich wie geplant genutzt? Werden Daten missbräuchlich eingesetzt?

6. Grössere Fragestellungen – Missbrauch & Risiken

Ich möchte nun tiefer auf die kritischen Aspekte eingehen – nicht um zu alarmieren, sondern um wachsam zu sein.

Risiko 1: Überwachung statt Kooperation

Ein Kernrisiko ist, dass eine ursprünglich gut gemeinte Funktion zur Überwachung umfunktioniert wird – bewusst oder unbeabsichtigt. Wenn Teamleiter anfangen, über den Status „im Büro“ Mitarbeitenden Anwesenheit oder Home-Office-Nutzung auszulesen, entsteht eine Kultur, in der Mitarbeitende sich kontrolliert fühlen. Studien zeigen: Vertrauen ist eine der wichtigsten Ressourcen in hybriden Arbeitsmodellen – eine Kontrollkultur kann diese Ressource zerstören.

Wenn Mitarbeitende denken: „Mein Chef schaut nach, ob ich tatsächlich vor Ort bin oder nicht“, reduziert das den Willen zur Eigenverantwortung und kann sogar die Motivation senken. Statt produktiv zu arbeiten, wird Arbeit im Kopf: „Wie werde ich gerade gesehen?“

Risiko 2: Datenverkettung & Profilbildung

Auch wenn Microsoft betont, dass keine umfassende Geolocation stattfindet, sondern lediglich eine Erkennung des Büro-WLANs, ist nicht ausgeschlossen, dass Unternehmen die Daten mit anderen Quellen kombinieren – etwa mit Kalenderdaten, Zeiterfassung, Arbeitsleistungsergebnissen. Dann besteht das Risiko von Profilbildung, von Auswertung durch Algorithmen („Wer arbeitet oft von zu Hause?“, „Wer war wie oft im Büro?“) und damit einer Art digitaler Präsenz-Kontrolle.

Ein solches Vorgehen kann arbeitsrechtlich kritisch sein; möglicherweise besteht dann eine Mitbestimmungs­pflicht oder das System verstösst gegen das Gebot der Zweckbindung. heise online

Risiko 3: Fehlende Klarheit über Speicherung & Zugriff

In vielen Fällen werden neue Funktionen eingeführt, aber nicht gleich alle Fragen zur Daten­löschung, Zugriff, Nutzerrechten geklärt. Wenn wir als IT-Dienstleister unseren Kunden diesen Punkt nicht klar kommunizieren, besteht Gefahr: Mitarbeitende können Anträge auf Auskunft oder Löschung stellen (gemäss DSGVO) – wenn diese nicht erfüllt werden, kann es zu Beschwerden oder Bußgeldern kommen.

Ein Beispiel: Wenn Standortdaten über Wochen oder Monate protokolliert werden, ohne Zweck und ohne Löschmechanismus, ist das problematisch. Auch wer im Unternehmen diese Daten einsehen darf, muss klar geregelt sein – ist es ein Teamleiter? Ein HR-Mitarbeiter? Gibt es Logs?

Risiko 4: Arbeitsrechtliche Konsequenzen

In Deutschland und vielen Ländern ist die automatische Überwachung von Mitarbeitenden nur dann zulässig, wenn sie verhältnismässig ist und mitbestimmungs­rechtlich abgesichert ist. Eine Funktion wie diese könnte im Extremfall das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeitenden tangieren („Recht auf informationelle Selbstbestimmung“, „persönliche Integrität am Arbeitsplatz“) – insbesondere, wenn sie nicht nur den heutigen Standort zeigt, sondern Bewegungsprofile ermöglicht. heise online

Als Dienstleister müssen wir darauf hinweisen, dass Unternehmen gemeinsam mit ihrem Betriebsrat, Datenschutz­beauftragten und der IT-Sicherheit diese Funktion in einer Betriebsvereinbarung regeln sollten.

7. Meine persönliche Haltung als Teamleiter Service

Aus meiner Sicht ist die automatische Standort­erkennung in Teams ein Werkzeug – kein Ziel in sich. Ich, Benedikt, halte folgende Grundsätze für zentral:

• Leistung wird nicht gemessen durch Präsenz im Büro, sondern durch Ergebnisse. Wenn jemand effizient im Home-Office arbeitet – wunderbar. Wenn jemand im Büro ist – auch gut. Der Status „im Büro“ darf nicht als Bewertungs­kriterium für Leistung genutzt werden.

• Wir müssen eine Kultur schaffen, in der Mitarbeitende sich nicht überwacht fühlen, sondern unterstützt. Transparenz, Freiwilligkeit und Vertrauen sind keine Floskeln, sondern Grundpfeiler.

• Wir integrieren die Funktion nicht in bestehende Dashboards, die automatisch Mitarbeitenden-Ranking betreiben. Vielmehr: Sichtbarkeit der Präsenz darf nur unterstützend sein – z. B. zur Planung von Vor-Ort-Terminen oder zur Raum­belegung, nicht zur Kontrolle.

• Wir weisen unsere Kunden darauf hin: Diese Funktion ist kein „Return-to-Office-Werkzeug“, das zwingt. Wenn Unternehmen sie so einsetzen, besteht Risiko für das Betriebsklima und rechtlich.

• Wir evaluieren nach Einführung: Haben Mitarbeitende das Gefühl, die Funktion dient ihnen? Oder fühlen sie sich beobachtet? Wir müssen Feedback einholen und ggf. anpassen.

8. Implementierung bei Engmann IT – erster Schritt

Damit wir in unserem Unternehmen diese Funktion sinnvoll einführen können, habe ich folgenden Plan:

1. Gespräch mit der IT-Abteilung und Datenschutzbeauftragten: Klärung, ob wir die Funktion für Engmann IT aktivieren wollen, und falls ja, für welche Gruppe (z. B. Teamleiter Service, Technik vor Ort).

2. Erstellung einer Informationsbroschüre für Mitarbeitende: Inhalte wie Funktion, Zweck, freiwillige Zustimmung, Speicherung, Rechte.

3. Optional: Pilotphase mit kleiner Gruppe für 3–6 Monate, danach Bewertung.

4. Betriebsvereinbarung/Regelung: wenn relevant, mit Betriebsrat oder Mitarbeitendenvertretung abstimmen.

5. Technische Umsetzung: Aktivieren in Teams, Konfiguration der Sichtbarkeit, Speicherdauer festlegen (z. B. keine Speicherung länger als 24 h oder nur Tages­status ohne Historie).

6. Feedbackrunde: nach Pilotphase Umfrage unter Mitarbeitenden – Gefühle, Wahrnehmung, Verbesserungsvorschläge.

9. Ausblick – Wie sich hybride Arbeit weiterentwickelt

Wenn ich in die Zukunft schaue, sehe ich drei Entwicklungen:

• Mehr Automatisierung von Arbeitsort- und Präsenz­daten: Die Teams-Funktion ist nur ein Beispiel. Weitere Tools könnten Bewegungsmelder, Buchungssysteme, Sensordaten integrieren – je nachdem, wie weit Unternehmen gehen möchten.

• Mehr Diskussion rund um Datenschutz & Arbeitsrecht: Je mehr Daten erhoben werden, desto wichtiger wird die Frage von Rechte­wahrung, Transparenz und Mitbestimmung. Die Funktion von Teams könnte hier ein Meilenstein sein.

• Mehr Flexibilität für Mitarbeitende: Wenn wir die Technologie bewusst und vertrauensvoll einsetzen, kann hybride Arbeit wirklich bedeuten: Arbeiten wo und wie es für die Aufgabe am besten ist. Der Arbeitsort wird zur Wahl – nicht zur Vorgabe.

Doch genau dieser letzte Punkt ist der Knackpunkt: Wenn Präsenz = Leistung gesetzt wird, verlieren wir die Chance, Arbeit neu zu denken. Die neue Teams-Funktion darf nicht dazu führen, dass wir zurückfallen in eine reine Präsenzkultur mit Büropflichten, sondern sollte uns helfen, Präsenz sinnvoll und freiwillig zu gestalten.

10. Fazit

Als Benedikt von Engmann IT sehe ich die neue automatische Anwesenheitserkennung von Teams ambivalent: Sie bietet klaren Nutzen, birgt aber auch Risiken. Entscheidend ist, wie wir damit umgehen. Wenn wir sie als Werkzeug verstehen – zur Unterstützung von Koordination und hybrider Zusammenarbeit – und nicht als Kontrollinstrument, dann gelingt ein moderner, vertrauensvoller Umgang mit Arbeit. Wenn wir hingegen drauf­setzen auf Sichtbarkeit und Kontrolle, dann gefährden wir Mitarbeitenden­vertrauen, Normen der Selbstbestimmung und vielleicht sogar die hybride Arbeitskultur, die wir alle gesucht haben.

Ich empfehle: Bewusst handeln, gut informieren, klare Regeln vereinbaren, Mitarbeitende einbeziehen und die Funktion nicht zur Überwachung einsetzen. Dann kann die Funktion ein Gewinn sein – ansonsten droht eher Störung.